Rekrutacja do przedszkola niepublicznego: jak zapełnić wolne miejsca w trakcie roku

Rekrutacja do przedszkola niepublicznego rzadko kończy się w kwietniu. Wrzesień przelicza grupy i okazuje się, że w jednej zostały dwa miejsca, a w innej cztery. Każde puste miejsce to czesne, którego nie będzie przez dziesięć miesięcy, przy kosztach kadry i lokalu, które nie zmalały ani o złotówkę. Dlatego nabór w trakcie roku rządzi się inną logiką niż nabór wiosenny.

Rodzic w trakcie roku szuka inaczej niż w kwietniu

Wiosną rodzic porównuje. Ma czas, ogląda kilkanaście placówek, czyta oferty, chodzi na dni otwarte. W listopadzie ten sam rodzic ma problem: zmienił pracę, przeprowadził się, dziecko nie odnalazło się w dotychczasowej grupie albo skończył się urlop rodzicielski. Szuka miejsca na już.

To zmienia całe zachowanie. Zamiast porównywać, rodzic robi listę placówek w swojej dzielnicy i dzwoni po kolei, aż ktoś odbierze i powie „mamy miejsce”. Wygrywa nie ta placówka, która ma najładniejszą ofertę, tylko ta, którą da się znaleźć i do której da się dodzwonić tego samego dnia.

Najczęstszy powód, dla którego telefon nie dzwoni

Zanim zaczniesz szukać nowych kanałów, sprawdź stary. Wykaz szkół i placówek oświatowych prowadzony przez MEN obejmuje dziś 17 869 placówek niepublicznych i jest źródłem, z którego korzysta pół internetu. Nie zawiera jednak ani jednego numeru telefonu ani adresu e-mail, bo takich kolumn w nim po prostu nie ma.

Efekt jest taki, że placówka bywa wymieniona w kilkunastu miejscach naraz, wszędzie z adresem i typem podmiotu, i nigdzie z telefonem. Rodzic, który ma cztery godziny na załatwienie sprawy, nie będzie tego telefonu szukał. Przejdzie do następnej pozycji na liście.

Sześć rzeczy, które realnie skracają drogę do zapisu

1. Telefon w każdym miejscu, gdzie placówka jest wymieniona. Wizytówka Google, własna strona, katalogi. Jeden numer, ten sam wszędzie, odbierany w godzinach pracy sekretariatu.
2. Jasna informacja o wolnych miejscach. Jedno zdanie na stronie głównej: „Mamy wolne miejsca w grupie 3 i 4 latków, zapraszamy od zaraz”. Rodzic w trakcie roku szuka dokładnie tej informacji i nie znajduje jej prawie nigdzie.
3. Godziny pracy placówki, nie godziny sekretariatu. Rodzic wracający do pracy na pełny etat najpierw sprawdza, czy placówka jest otwarta do 17.00, i dopiero potem resztę.
4. Zdjęcia sal, a nie tylko logo. Decyzję o zostawieniu trzylatka podejmuje się po zobaczeniu, jak wygląda miejsce. Warto zamówić porządne zdjęcia wnętrz placówki, bo telefon w pośpiechu daje ciemne kadry, które działają na niekorzyść nawet ładnych sal.
5. Odpowiedź tego samego dnia. Zapytanie mailowe w trakcie roku ma krótki termin przydatności. Odpowiedź po trzech dniach trafia do rodzica, który zapisał już dziecko gdzie indziej.
6. Aktualny wpis typu podmiotu. Rodzic filtrujący listę po „przedszkole” nie zobaczy placówki wpisanej jako punkt przedszkolny, i odwrotnie. Warto wiedzieć, w której z tych list placówka faktycznie się pokazuje.

Ile realnie kosztuje jedno puste miejsce

Warto policzyć to raz, na własnych liczbach, bo wynik zmienia podejście do naboru w trakcie roku. Weź swoje czesne miesięczne i pomnóż przez liczbę miesięcy, które zostały do końca roku szkolnego. Przy czesnym 1200 zł i naborze domykanym w listopadzie jedno miejsce to około dziesięciu miesięcy, czyli 12 000 zł przychodu, którego nie będzie.

Druga liczba jest ważniejsza: koszt utrzymania tego miejsca nie spada. Kadra jest zatrudniona pod liczbę oddziałów, czynsz jest stały, a dotacja gminna liczy się na dziecko faktycznie uczęszczające, więc puste miejsce zabiera też część dotacji. Dlatego przy naborze w trakcie roku opłaca się działanie, które kosztuje kilkaset złotych, nawet jeżeli przyprowadzi jedno dziecko. To rachunek, którego nie da się zrobić w kwietniu, bo wtedy nikt jeszcze nie wie, ilu miejsc zabraknie.

Co powiedzieć, gdy rodzic wreszcie zadzwoni

Cała praca nad widocznością kończy się jednym telefonem, a ta rozmowa trwa zwykle dwie minuty i rozstrzyga się w pierwszych trzydziestu sekundach. Rodzic dzwoniący w trakcie roku ma trzy pytania i zadaje je w tej samej kolejności: czy jest miejsce dla dziecka w wieku X, od kiedy i ile to kosztuje.

Odpowiedź „proszę wysłać maila, oddzwonimy” kończy tę rozmowę na niekorzyść placówki, bo rodzic ma jeszcze pięć numerów na liście. Konkret działa lepiej nawet wtedy, gdy jest odmowny: „w grupie czterolatków mamy jedno miejsce od pierwszego grudnia, czesne to tyle, wpisowe tyle, zapraszam na obejrzenie sali w czwartek”. Osoba odbierająca telefon musi znać aktualny stan miejsc w każdej grupie, bo sekretariat odsyłający do dyrektora traci połowę zapytań.

Warto też ustalić jedną rzecz z góry: czy przyjmujecie dzieci w trakcie roku z pominięciem kolejki zgłoszeń. Jeżeli tak, powiedzcie to wprost na stronie. Część rodziców nie dzwoni w listopadzie, bo zakłada, że nabór zamknął się w kwietniu i nie ma sensu pytać.

Regulamin rekrutacji: co musi mieć placówka niepubliczna

Przedszkole niepubliczne nie prowadzi rekrutacji według gminnych zasad i nie stosuje ustawowych kryteriów punktowych. Zasady przyjęć ustala organ prowadzący i zapisuje je w statucie, więc regulamin rekrutacji do przedszkola niepublicznego jest dokumentem wewnętrznym placówki.

W praktyce warto, żeby był krótki i publicznie dostępny, bo rozstrzyga sytuacje sporne: kolejność zgłoszeń, pierwszeństwo rodzeństwa dzieci już uczęszczających, termin i wysokość wpisowego, warunki rezygnacji oraz zasady przyjmowania w trakcie roku, gdy zwolni się miejsce. Rodzic, który widzi te zasady spisane, zadaje mniej pytań i szybciej podejmuje decyzję.

Czego nie robić, gdy zostały dwa tygodnie

Nie zaczynaj od budowania nowej strony. Nowa domena potrzebuje miesięcy, zanim zacznie pokazywać się w wynikach, a nabór trzeba domknąć teraz. Nie zaczynaj też od kampanii płatnej, jeżeli miejsca, do których ta kampania prowadzi, nie mają telefonu: wtedy płacisz za kliknięcie rodzica, który i tak zadzwoni do kogoś innego.

Kolejność, która działa przy krótkim terminie, jest odwrotna do kolejności z ofert reklamowych: najpierw domykasz dane kontaktowe wszędzie tam, gdzie placówka już jest wymieniona, potem dopisujesz informację o wolnych miejscach, a dopiero na końcu dokładasz zasięg. Pełne zestawienie kanałów razem z kosztami i słabymi stronami każdego z nich zebraliśmy na stronie o reklamie przedszkola niepublicznego.

Skąd wiedzieć, ilu masz konkurentów w okolicy

Zanim ocenisz, czy dwa puste miejsca to problem sezonowy czy strukturalny, sprawdź, ile placówek tego samego typu działa w Twoim mieście. Rejestr pozwala to policzyć dokładnie: w wykazie jest 6 055 przedszkoli niepublicznych i 986 punktów przedszkolnych. Listę dla własnej miejscowości otworzysz z poziomu wykazu przedszkoli niepublicznych, wybierając miasto.

Ta liczba jest przydatna z prozaicznego powodu: jeżeli w dzielnicy działa dwanaście placówek i wszystkie mają komplet danych kontaktowych poza Twoją, to nie masz problemu z rekrutacją. Masz problem z widocznością, a to jest tańsze do naprawienia.

Co zrobić dziś

Sprawdź, jak wygląda wpis Twojej placówki w rejestrze i których pól w nim brakuje. Zajmuje to minutę i nie wymaga konta. Jeżeli okaże się, że brakuje telefonu, godzin i opisu, to jest to lista rzeczy do zrobienia w tym tygodniu, a nie temat na przyszły rok. Szczegóły tego, jak czytać poszczególne pola wpisu, opisuje osobny tekst o czytaniu wpisu placówki w rejestrze RSPO.